Bannerplätze buchen ist einfach – sie sauber abzurechnen nicht: Wie Fakturia Abos, Kampagnen und Rechnungen automatisiert

Wer Werbeflächen verkauft, kennt das Problem: Die Buchung dauert fünf Minuten, die Abrechnung danach Stunden. Monatliche Bannerpakete, Kampagnen mit Laufzeit, Rabatte für Agenturen, Zahlungserinnerungen – und am Ende soll der Steuerberater alles sauber vorliegen haben. Genau hier setzt Fakturia an.

Dieser Beitrag richtet sich an alle, die Online-Werbung anbieten oder vermitteln: Portalbetreiber, Vermarkter, Agenturen und Freelancer mit eigenen Werbeplätzen. Wir stellen die Abrechnungssoftware Fakturia kurz vor, schauen uns zwei Funktionen genauer an, die im Bannergeschäft besonders viel Arbeit sparen, und werfen einen Blick auf eine gesetzliche Änderung, die 2027 für viele Unternehmen relevant wird.

Fakturia im Überblick: Abrechnung, die von allein läuft

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen. Das Ziel: wiederkehrende Abrechnungsprozesse so weit automatisieren, dass Unternehmen bis zu 85 % ihrer Zeit einsparen. Die Software wurde ausschließlich in Deutschland entwickelt, und zwar von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist. Betrieben wird Fakturia auf Servern in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg; das Unternehmen befindet sich in Privatbesitz seiner Gesellschafter, ohne ausländische Investoren.

Der Funktionsumfang deckt den kompletten Weg vom Vertrag bis zum Geldeingang ab:

• Verträge und Abos: Erfassung aller Kundenverträge inklusive Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, dazu die gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsabwicklung per Kündigungsbutton.
• Rechnungslauf: Ist ein Vertrag fällig, erstellt Fakturia die Rechnung und verschickt das PDF automatisch per E-Mail an den Kunden.
• Zahlungen: wiederkehrende Zahlungen über Stripe, Adyen, Unzer und PayPal oder per Lastschrift direkt über die Hausbank.
• Mahnwesen und Kontenabgleich: mehrstufige Mahnungen per E-Mail sowie automatische Verarbeitung von Rücklastschriften, inklusive frei definierbarer Gebühr.
• Buchhaltung: DATEV-Anbindung mit Übergabe der fertigen Buchungssätze und der Belegbilder, passive Rechnungsabgrenzung auf Monatsbasis und Rollen für externe Beteiligte wie den Steuerberater.
• Offene Schnittstellen: eine REST-API auf Basis des OpenAPI-Standards, Webhooks sowie Anbindungen über Zapier und Locoia an über 2.000 weitere Tools.
• Vertriebspartner: automatische Provisionsabrechnung mit individuell konfigurierbaren Provisions­sätzen, etwa 20 % nur auf ausgewählte Artikel.

Für das Bannergeschäft ist besonders der letzte Punkt interessant: Wer mit Agenturen oder Vermittlern zusammenarbeitet, die Werbekunden bringen, kann deren Provision als Abrechnungsgutschrift automatisch erzeugen und per SEPA-Sammelüberweisung auszahlen lassen. Zwei andere Funktionen schauen wir uns aber genauer an.

Vertiefung 1: Kampagnen abrechnen – mit Leistungen, Volumenpreisen und Nachweisen

Im Werbegeschäft gibt es zwei typische Modelle. Das erste ist der Pauschalpreis: Ein Banner auf der Startseite kostet 300 Euro im Monat, fertig. Das bildet Fakturia über Aboverträge mit festem Preis pro Woche, Monat oder Jahr direkt ab. Das zweite Modell ist die Abrechnung nach tatsächlicher Auslieferung, etwa nach Einblendungen. Hier kommt in Fakturia die sogenannte Leistung ins Spiel.

Was eine Leistung ist

Eine Leistung ist die Vorstufe zur Rechnung: eine vorerfasste, künftige Rechnungsposition. Sie wird per Oberfläche oder per API angelegt, zum Beispiel „120 Tausend Einblendungen, Kampagne Frühjahr“. Beim nächsten Rechnungslauf prüft Fakturia, ob wartende Leistungen vorliegen, und nimmt sie automatisch auf die Rechnung. Ein Preis muss nicht angegeben werden, denn er kommt vom Artikel oder vom Vertrag; wer möchte, kann den Nettopreis aber frei überschreiben. Optional lässt sich außerdem festlegen, ab welchem Datum eine Leistung frühestens abgerechnet werden darf.

Volumenpreise und Sonderkonditionen

Für große Kampagnen sind Mengenrabatte Standard. Fakturia unterstützt Volumenpreise, bei denen der Stückpreis von der Abnahmemenge abhängt. Ein Beispiel: Bis zu einer bestimmten Menge gilt ein Tausenderpreis, ab einer höheren Menge ein günstigerer. Zusätzlich lassen sich pro Kundenvertrag Sonderpreise hinterlegen, die Vorrang vor dem Artikelpreis haben, sowie zeitlich begrenzte Rabatte, auch nur für einzelne Artikel. So bekommt die Agentur ihre Konditionen, der Direktkunde seine Standardpreise, und alles landet ohne Handarbeit auf der richtigen Rechnung. Die Steuern berechnet Fakturia anhand der Warengruppe des Artikels.

Der Nachweis gehört zur Rechnung

Werbekunden wollen wissen, wofür sie zahlen. Deshalb lässt sich an Leistung oder Vertrag ein Dokument anhängen – zum Beispiel der Kampagnenreport als PDF – und festlegen, dass es beim nächsten Rechnungslauf automatisch per E-Mail mitgeschickt wird. Rechnung und Leistungsnachweis kommen so gemeinsam beim Kunden an. Rückfragen, die sonst „Haben Sie mir noch die Auswertung?“ lauten, werden deutlich seltener.

Vertiefung 2: Upgrade, Downgrade und Self-Service – wenn Kunden mehr (oder weniger) buchen

Werbebudgets ändern sich selten pünktlich zum Monatsersten. Ein Kunde startet mit einem Sidebar-Banner und möchte am 17. des Monats zusätzlich die Startseite buchen. Ein anderer reduziert nach der Saison die Anzahl der Werbeplätze. Wer das manuell rechnet, produziert Fehler und Korrekturrechnungen.

Fakturia erledigt den Wechsel taggenau: Beim Upgrade oder Downgrade eines Tarifs und bei Änderungen der Anzahl gebuchter Services wird anteilig (proratiert) abgerechnet. Der Kunde zahlt also genau für die Tage, an denen er das jeweilige Paket tatsächlich nutzt – nicht mehr und nicht weniger. Für die Buchhaltung ist das nachvollziehbar, für den Kunden fair.

Das Kundenportal nimmt Arbeit ab

Noch angenehmer wird es mit dem Customer-Self-Service-Portal. Ihre Werbekunden können dort selbständig:

• ihre Stammdaten und Rechnungsadresse ändern,
• Rechnungen einsehen und herunterladen,
• Verträge einsehen und ändern, etwa ein Upgrade durchführen oder kündigen,
• Dokumente zu ihren Verträgen abrufen, zum Beispiel Reports,
• offene Rechnungen online bezahlen, etwa per Sofortüberweisung oder PayPal, und neue Kreditkartendaten hinterlegen.

Jede dieser Aktionen ist eine Anfrage weniger im Postfach des Vertriebs oder der Buchhaltung. Und weil Fakturia auch bei Zahlungsproblemen mitdenkt – mehrstufiges Mahnwesen, automatische Reaktion auf Rücklastschriften mit der Wahl, den Kunden auf Überweisung umzustellen oder den Vertrag zu pausieren –, bleibt der Zahlungsfluss stabil, ohne dass jemand händisch nachfassen muss.

Aktuell: Die E-Rechnung wird 2027 zur Pflicht

Ein Thema, das jeden betrifft, der Rechnungen an andere Unternehmen schreibt: die E-Rechnung. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen wird stufenweise eingeführt:

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist nach Ablauf der jeweiligen Frist keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Zulässig sind strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für bestimmte steuerfreie Umsätze. Gerade im Werbegeschäft, in dem viele Kunden Unternehmen sind, lohnt sich ein früher Blick auf die eigenen Prozesse.

Fakturia erstellt E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung bereits seit 2019, ebenso Reverse-Charge-Rechnungen ins EU-Ausland – praktisch, wenn ein Werbekunde im europäischen Ausland sitzt. Im regulären Rechnungslauf entstehen die Dokumente automatisch; ein Umbau Ihrer Abläufe ist nicht nötig. Ob und ab wann die Pflicht Ihr Unternehmen konkret betrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

So starten Sie: kostenfrei testen, bei Bedarf begleiten lassen

Wer Fakturia ausprobieren möchte, bekommt einen kostenfreien, unverbindlichen und zeitlich unbegrenzten Testmandanten (Sandbox). Dort können Sie Artikel, Preise, Verträge und einen kompletten Rechnungslauf in Ruhe durchspielen. Wer Unterstützung wünscht, nutzt das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend alle Einstellungen in die Produktivumgebung.

Preislich gibt es seit März 2026 zwei Wege: Die neue FLEX-Serie kommt ohne Grundgebühr aus und wird rein umsatzbasiert abgerechnet – interessant für kleine Vermarkter und Start-ups. Die Business-Serie mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten bleibt für größere Anforderungen bestehen. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich, was Sie bei der Wahl berücksichtigen sollten. Sicherheit gibt es obendrein: Die Server stehen ausschließlich in Deutschland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen und der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.